Het aanvraagformulier moet alleen ingevuld worden voor openbare evenementen.
Als tijdens het evenement enkel personen aanwezig kunnen zijn die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen, spreken we van een privé-evenement. Privé-evenementen moeten niet gemeld worden.
Toch vestigen wij je aandacht op het politiereglement dat te allen tijde gerespecteerd moet worden. In het bijzonder art. 6.1 (hinderlijke activiteiten) en art.6.2 (geluidshinder).
Voor wielerwedstrijden moet je een aanvraag ‘vergunning wielerwedstrijden’ invullen, de bijbehorende randanimatie vraag je aan met het aanvraagformulier Cat. II.
Aanvraagformulieren moeten drie maanden voor de activiteit toekomen.
Alleen volledig ingevulde formulieren (incl. verplichte bijlagen) zullen behandeld worden. Een onvolledige aanvraag, zal teruggestuurd worden voor aanvulling.
ALGEMENE INFO
Einduur
Politiereglement Bodukap (art.6.1.5.2.): herbergen en openbare plaatsen waar dranken verkocht of aangeboden worden, moeten gesloten worden vanaf 2 uur ’s nachts tot 6 uur ’s morgens. De burgemeester kan hierop een uitzondering toestaan.
Het einduur van evenementen zal bepaald worden door het college van burgemeester en schepenen.
Catering
Gegiste dranken = alcoholische dranken met een alcoholgehalte tot en met 22% vol. (bijv. bier, wijn, porto, sherry, …)
Sterke dranken = alcoholische dranken met gedistilleerde alcohol van meer dan 1,2%vol., of gist houdende alcoholische dranken met een alcoholgehalte hoger dan 22%vol. (bijv. cocktails, jenever, likeuren, rum, whisky, alcoholpops, bier of wijn met verhoogd alcoholgehalte, …)
Voor het schenken van sterke dranken moet telkens een toelating gevraagd worden aan het gemeentebestuur.
Wie een evenement organiseert, dient rekening te houden met de regelgeving i.v.m. alcohol:
- Geen alcohol verkopen, schenken of aanbieden aan -16-jarigen;
- Geen sterke drank verkopen, schenken of aanbieden aan -18-jarigen;
- Proactieve maatregelen kunnen grote problemen voorkomen. Zorg dat jouw medewerkers goed op de hoogte zijn van de regelgeving en werk met een bandjessysteem voor leeftijdscontrole.
Vanaf 2020 is de nieuwe wetgeving op cateringmateriaal van kracht. Als gevolg hiervan zal het op alle evenementen verboden zijn om drank te serveren in wegwerpbekertjes, blikjes of petflesjes. Frisdrank zal aangekocht moeten worden in glazen retourflessen of getapt worden via een postmixsysteem en aan de consument geserveerd worden in herbruikbare bekers (PMD achter de schermen mag wel, als het aan de bezoeker geschonken wordt in herbruikbaar). Hetzelfde geldt voor bieren die uit vaten of glazen retourflessen worden getapt en geschonken.
Er mag geen gebruik gemaakt worden van plastic rietjes.
MILIEU EN HYGIËNE
Afval
Naargelang de aard en de verwachte hoeveelheid restafval kan de gemeente beslissen ondersteuning te bieden aan erkende Putse verenigingen voor de verwerking ervan. Neem hiervoor contact op met de milieudienst (milieudienst@putte.be of T 015 76 78 95).
GELUID
Tot 85dB = dit geluidsniveau vind je in een praatcafé of restaurant, waar de muziek louter als achtergrond dient. Je hoeft geen bijkomende maatregelen te nemen, maar je dienst wel de omgevingsnormen volgens het politiereglement te respecteren.
Tot 95dB = Afwijking geluidsnorm, je hebt een toelating nodig van het college van burgemeester en schepenen en bent verplicht volgende maatregelen te treffen:
Je meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
Je mag ook een geluidsbegrenzer gebruiken die ervoor zorgt dat de maximumnorm niet wordt overschreden, maar dat is geen verplichting. Ook hier is het gemeten geluidsvolume permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
De geregistreerde geluidsgegevens dienen binnen de twee weken aan de milieudienst bezorgd te worden.
Je moet aan UNISONO (Sabam) toelating vragen wanneer je muziek (live en opgenomen) laat horen die behoort tot het beschermde wereldrepertorium. Ook als het gaat om een privéfuif of als je geen inkom vraagt, moet je toelating (licentie) vragen aan UNISONO.
Je moet ‘Billijke vergoeding’ betalen als je een bestaande opname afspeelt. Als je dus alleen maar een concert organiseert en geen muziek draait in de pauzes of na het concert, volstaat het om enkel toelating te vragen aan UNISONO.
Informeer bij de uitbater of eigenaar van de zaal of er al een billijke vergoeding betaald is (bijv. jaartarief).
Meer info vind je ook via www.unisono.be
Zalen of cafés die beschikken over een permanente geluidsinstallatie en een klasse 2-vergunning hebben, laten een geluidsplan opmaken. Meer info over het verplichte geluidsplan vind je in de technische handleiding geluidsnormen die je kan downloaden op: https://www.lne.be/geluidsnormen
Voor activiteiten in openlucht of in een tent heb je volgens het politiereglement (art.3.3.1.3) altijd een toelating van het gemeentebestuur nodig. Het gemeentebestuur hanteert op vlak van geluidsnormen de voorwaarden van Vlarem.
MOBILITEIT
Let op bij de keuze van het parcours. Afhankelijk of dit gevolgen heeft voor doorgaand verkeer of hulpdiensten kan dit geweigerd worden of extra kosten met zich meebrengen.
EHBO
Indien er voorzien wordt in een eigen EHBO-post moeten volgende zaken minstens aanwezig zijn:
- EHBO-koffer;
- Lijst met noodnummers brandweer, politie, medische spoeddienst, antigifcentrum, dokter van wacht, brandwondencentrum, …)
Vanaf 700 bezoekers is het aan te raden om met erkende hulpverleners te werken (bijv. Rode Kruis of Vlaamse Kruis)
De burgemeester kan te allen tijde beslissen hoeveel en welke medische hulpmiddelen er moeten worden ingezet bij je evenement. Hij kan zich hiervoor beroepen op de adviezen van de veiligheidscel van de gemeente.
SECURITY
Indien enkel (bestuurs-)leden de taak van security opnemen, moet de lijst van deze vrijwilligers (sjabloon terug te vinden op de gemeentelijke website) ten minste 14 dagen voor het evenement aan de burgemeester overgemaakt worden via secretariaat@putte.be.
Met vrijwilligers uit eigen vereniging wordt bedoeld de inzet van vrijwilligers die enkel instaan voor de veiligheid. Zij mogen tijdens het event met geen enkele andere taak belast worden (wet private veiligheid)
Indien er gekozen wordt voor een erkende bewakingsfirma moeten de contactgegevens van de firma ten laatste 14 dagen voor het event aan de burgemeester overgemaakt worden via secretariaat@putte.be. (Naam firma, contactpersoon, adres, identificatie of erkenningsnummer, aantal voorzien bewakingsagenten).
BRANDVEILIGHEID
Brandblusapparaten kunnen ontleend worden bij de uitleendienst van de gemeente.
PUBLICITEIT
Als je wil flyeren op de markt, dient dit aangevraagd te worden aan het college van burgemeester en schepenen.
Indien er reclame wordt gemaakt langs een gewestweg (N10 en N15) moet dit ook bij het gewest aangevraagd worden.
Aankondigingsborden in gemeentelijke standaards moeten aangevraagd worden via de gemeentelijke website.
WAT HEB JE BIJ DE HAND TIJDENS DE ACTIVITEIT?
- Kopie aanvraag + bijlagen
- Goedkeuring gemeente
- Kopie verzekeringsattesten
- Kopie attest stormbestendigheid tent / verzekeringsattest leverancier
- Kopie lijst stewards (indien van toepassing)
- Kopie lijst seingevers (indien van toepassing)